1. Ingreso a la plataforma
1
Ingrese a la dirección web de acceso suministrada por su proveedor.
2
Digite su usuario y contraseña.
3
Al ingresar encontrará el Dashboard, desde donde podrá administrar sus WebChats, configurar el bot y atender conversaciones.
Recomendación: Guarde la dirección de acceso en sus favoritos para ingresar rápidamente a la plataforma.
2. Dashboard
El Dashboard permite consultar el estado general de sus WebChats y acceder a las principales funciones.
| Opción | Función |
|---|
| Crear Widget | Crea un nuevo WebChat. |
| Configurar | Modifica nombre, mensaje de bienvenida, color y estado del chatbot. |
| Builder | Permite crear y modificar el flujo de respuestas automáticas. |
| Conversaciones | Permite consultar y responder las conversaciones recibidas. |
| Código | Muestra el código para instalar el WebChat en una página web. |
| URL Chat | Permite obtener la dirección directa del WebChat. |
También podrá consultar indicadores como WebChats activos, conversaciones, leads capturados y conversaciones del día.
3. Crear y configurar un WebChat
1
Haga clic en Crear Widget.
2
Digite el Nombre de la Empresa.
3
Escriba el Mensaje de Bienvenida.
4
Seleccione el Color del Widget.
5
Guarde la configuración.
Desde Configurar puede modificar estos parámetros posteriormente.
Activar Chatbot: Para utilizar respuestas automáticas, verifique que Activar Chatbot esté configurado en Sí.
4. Crear el bot
El Builder permite construir el recorrido que seguirá el visitante dentro del WebChat.
1
En el Dashboard seleccione Builder en el WebChat que desea configurar.
2
Seleccione el WebChat correspondiente, si la pantalla lo solicita.
3
Haga clic en Agregar Nodo Principal.
4
Digite un Título para identificar el nodo.
5
Escriba la Respuesta que recibirá el visitante.
6
Haga clic en Guardar Nodo.
Un nodo representa una parte de la conversación. Puede utilizarlo para organizar preguntas, respuestas y opciones.
Ejemplo: Un flujo sencillo puede comenzar con una bienvenida, continuar con “¿Cómo podemos ayudarte?” y presentar opciones como Ventas, Soporte o Información.
5. Crear opciones y subopciones
Los nodos pueden organizarse de forma jerárquica para construir recorridos más completos.
1
Cree el nodo principal que presentará la pregunta o mensaje.
2
Agregue los nodos que correspondan a cada opción.
3
Configure la respuesta de cada nodo.
4
Continúe agregando hijos para crear subopciones.
5
Utilice Editar para modificar un nodo.
6
Utilice Eliminar para retirar un nodo.
Antes de publicar el flujo, revise que cada opción lleve al contenido correspondiente.
6. Guardar y probar el bot
1
Guarde el flujo después de realizar cambios.
2
Abra el WebChat utilizando su URL o desde la página donde esté instalado.
3
Realice una prueba siguiendo las diferentes opciones.
4
Si encuentra una respuesta incorrecta, vuelva al Builder, edite el nodo y guarde nuevamente.
Recomendación: Pruebe siempre el recorrido completo antes de compartir el WebChat con sus visitantes.
7. Instalar el WebChat
Cada WebChat dispone de dos formas principales de acceso.
7.1. Código de instalación
Utilice el código cuando tenga acceso al HTML de la página o cuando la plataforma permita insertar código personalizado.
<script src="https://vextyle.voipserver.com.co/widget.js?id=1"></script>
El código debe ser el generado para su propio WebChat.
7.2. URL del WebChat
Utilice la URL cuando la plataforma no permita insertar directamente código HTML o JavaScript. Puede colocarla como enlace en un botón como “Chat en línea” o “Contáctanos”.
Ejemplo: Canva
Si su página fue creada en Canva y no permite insertar directamente el código del widget, puede crear un botón y vincularlo a la URL de su WebChat.
8. Gestionar conversaciones
Desde Conversaciones puede consultar los visitantes que han interactuado con su WebChat y responder directamente.
1
Desde el Dashboard haga clic en Conversaciones.
2
En el panel lateral aparecerán las conversaciones disponibles.
3
Seleccione una conversación para visualizar los mensajes.
4
Cuando estén disponibles, podrá visualizar el nombre y correo electrónico proporcionados por el visitante.
5
Revise el historial de mensajes.
6
Escriba la respuesta en el campo correspondiente.
Las conversaciones nuevas pueden identificarse mediante el indicador de mensajes no leídos.
9. Finalizar una conversación
1
Abra la conversación que desea finalizar.
2
Verifique que la atención haya terminado.
3
Haga clic en Finalizar Conversación.
Importante: Finalizar una conversación permite mantener organizado el panel y diferenciar las atenciones que continúan abiertas de las que ya fueron atendidas.
10. Ejemplo de flujo
Un flujo básico puede estructurarse así:
| Opción | Respuesta |
|---|
| Bienvenida | Hola, bienvenido. ¿Cómo podemos ayudarte? |
| Ventas | Con gusto te ayudamos con información comercial. |
| Soporte | Indícanos cuál es el inconveniente. |
| Información | Selecciona la información que deseas consultar. |
Una vez creado el flujo, las conversaciones que requieran atención personalizada pueden ser atendidas desde el panel de Conversaciones.
11. Recomendaciones
Mantenga actualizadas las respuestas del bot.
Utilice mensajes cortos y fáciles de entender.
Organice las opciones de forma lógica.
Pruebe el flujo después de realizar cambios.
Revise las conversaciones para identificar preguntas frecuentes que puedan incorporarse al bot.
Utilice la URL del WebChat cuando la plataforma donde está creada la página no permita insertar código.
Soporte
Si una función presenta un comportamiento diferente al descrito en este manual, consulte la versión de la interfaz disponible para su cuenta o comuníquese con su proveedor del servicio.
